Repérer une bonne candidate
Une tâche se prête bien à l’automatisation quand elle suit presque toujours les mêmes règles et utilise des informations déjà disponibles.
- Elle revient plusieurs fois par semaine ou par mois
- Les étapes sont connues et peu variables
- Le résultat attendu peut être vérifié rapidement
- Les erreurs actuelles coûtent du temps ou créent des oublis
Décrire le flux avant de construire
Notez ce qui déclenche la tâche, les informations nécessaires, les actions réalisées et le résultat final. Cette vue simple révèle souvent les exceptions que l’on oublie au départ.
Si le flux est impossible à expliquer clairement, il est probablement trop tôt pour l’automatiser. Il faut d’abord simplifier la règle métier.
Démarrer avec la plus petite version utile
Une automatisation peut commencer par préparer une action au lieu de l’exécuter entièrement. Par exemple, elle peut créer un brouillon de relance que vous validez avant l’envoi.
Cette étape intermédiaire permet de tester la qualité des données et les cas particuliers sans perdre la maîtrise du processus.
Mesurer ce qui change vraiment
Comparez le temps passé, le nombre d’oublis et la facilité de suivi avant et après. Une automatisation utile doit rendre le travail plus fluide, pas simplement déplacer la complexité.